Privacy Statement

Evi kan dit Privacy Statement wijzigen. Over belangrijke wijzigingen informeert Evi u altijd vooraf.

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijk persoon zeggen. Denk bijvoorbeeld aan een naam,
adres of telefoonnummer, maar ook aan financiële gegevens zoals een bankrekeningnummer of inkomensgegevens.
In bijlage 1 staan de categorieën van persoonsgegevens die Evi mogelijk kan verwerken. In dit Privacy Statement legt Evi uit waarvoor Evi welke persoonsgegevens kan verwerken en op basis waarvan.

Hieronder valt alles wat Evi kan doen met persoonsgegevens. Bijvoorbeeld verzamelen, opslaan, bekijken en vernietigen.

Uw privacy is belangrijk voor Evi. Evi houdt zich aan wet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Evi behandelt persoonsgegevens verantwoord en zorgvuldig. Evi verkoopt geen persoonsgegevens aan derde partijen.

Dit Privacy Statement gaat over persoonsgegevens van: klanten, oud-klanten, personen die interesse hebben in de diensten van Evi en nog geen klant zijn, vertegenwoordigers van klanten of oud-klanten (bijvoorbeeld ouders en curatoren) of mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of instelling die klant is van Evi (bijvoorbeeld bestuurders of belanghebbenden van klanten). Waar in dit Privacy Statement wordt gesproken over persoonsgegevens van klanten, vallen hieronder ook persoonsgegevens van vertegenwoordigers van klanten of mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of instelling die klant is van Evi.

Het is voor Evi heel belangrijk dat uw en de informatie van Evi veilig is. Medewerkers zijn aan strenge regels gebonden. De beveiligingsmaatregelen van Evi voldoen aan de relevante standaarden. De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Persoonsgegevens houden toezicht op deze beveiligingsmaatregelen.

Bij een datalek kunnen persoonsgegevens ergens terecht komen waar ze niet behoren. Evi meldt datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit doet Evi niet als er voor u geen risico is. Evi informeert u ook. Dat doet Evi als dat nodig is met het oog op de risico’s die u zou kunnen lopen. Risico’s zijn bijvoorbeeld identiteitsdiefstal of fraude. Evi geeft u dan informatie over wat er is gebeurd en wat dat voor gevolgen heeft of kan hebben. Ook vertelt Evi u over de maatregelen die Evi heeft genomen om de eventuele nadelige gevolgen te beperken.

Hieronder leest u wat u aan Evi kunt vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens. De wet bepaalt of Evi aan uw vraag kan meewerken. U moet er daarom rekening mee houden dat Evi u niet altijd kan helpen.

U kunt uw vraag stellen door telefonisch contact op te nemen met Evi. Evi beantwoordt uw vraag zo snel mogelijk. Aan de behandeling van een vraag zijn geen kosten verbonden, tenzij de beantwoording een uitzonderlijke last voor ons vormt. Daar zou bijvoorbeeld sprake van zijn als u een vraag binnen korte tijd steeds herhaalt. Evi zal u van te voren informeren als Evi kosten in rekening brengt.

Verbetering of aanvulling van persoonsgegevens

U kunt Evi vragen persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen als ze niet juist of niet volledig zijn.

Inzage van persoonsgegevens

U kunt Evi vragen uw persoonsgegevens in te zien en daarvan een kopie te ontvangen. Ook kunt u Evi vragen om informatie over de manier waarop Evi uw persoonsgegevens verwerkt (zoals de doeleinden van die verwerkingen en de categorieën van persoonsgegevens).

Verwijderen van persoonsgegevens

U kunt Evi vragen persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn of als u uw toestemming voor het gebruiken van de persoonsgegevens heeft ingetrokken.

Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens

U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit kan alleen als Evi een verwerking baseert op de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ (in het onderdeel Waarvoor verwerkt Evi persoonsgegevens? is vermeld als daar sprake van is), als sprake is van directe marketing of als de persoonsgegevens worden verwerkt voor statistieken.

Beperken van de verwerking

U kunt Evi vragen de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te pauzeren. Dit kan bijvoorbeeld als Evi op uw verzoek bekijkt of persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn of als Evi persoonsgegevens verwerkt zonder dat we dat mogen. Ook kunt u dit vragen als u de gegevens nodig denkt te hebben voor een juridische procedure of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.

Downloaden en overdragen van gegevens

U kunt uw mutatie gegevens downloaden via uw ingelogde omgeving bij Evi. U kunt daar onder het menu item: ‘archief’ uw mutatie gegevens vinden. U kunt deze dan zelf downloaden en dan eventueel overdragen aan een derde partij.

Evi verwerkt persoonsgegevens om verschillende redenen. Hieronder is daarover meer te lezen.

Klant worden

Voordat een persoon klant bij Evi wordt, is Evi verplicht een onderzoek te doen naar de potentiële klant. We bekijken dan of we de persoon mogen accepteren als klant. Dat heet het klant-acceptatie-onderzoek. Het doel van dit onderzoek is na te gaan of er redenen zijn om een persoon niet als klant te accepteren. Ook gaan we na of er bijzonderheden zijn waarmee we bij onze dienstverlening rekening moet houden, bijvoorbeeld of er geregistreerde schulden zijn. Evi mag voor dit onderzoek persoonsgegevens verwerken voor zover Evi deze gegevens nodig heeft om te voldoen aan haar wettelijk verplichting om een klant-acceptatie-onderzoek uit te voeren.

Voor dit onderzoek vraagt Evi persoonsgegevens op bij de klant, zoals persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, financiële gegevens en strafrechtelijke gegevens. Evi gebruikt voor dit onderzoek ook externe bronnen, zoals bijvoorbeeld het Kadaster, het Centraal Krediet Informatiesysteem (CKI), het internet en het waarschuwingssysteem voor de financiële sector, het Extern Verwijzingsregister (EVR). Zie meer informatie over het EVR bij Voor de veiligheid en integriteit van de financiële sector en het voorkomen en beperken van fraud

Als een klant is geaccepteerd, onderzoekt Evi op basis van haar wettelijke zorgplicht of Evi de klant een product of dienst kan aanbieden. Daarvoor gebruikt Evi met name persoonlijke kenmerken en financiële gegevens. Evi mag hiervoor persoonsgegevens verwerken voor zover Evi deze gegevens nodig heeft om te voldoen aan onze wettelijk zorgplicht.

Evi kan een klant niet accepteren en mag een product of dienst niet aanbieden als Evi niet de noodzakelijke persoonsgegevens ontvangt van de klant. Ook kan Evi een klant weigeren omdat deze niet voldoet aan de voorwaarden van een product of dienst. Zo biedt Evi haar diensten alleen aan personen die wonen in Nederland. Evi gebruikt hiervoor geautomatiseerde besluitvorming omdat al haar dienstverlening online is. Wel legt Evi uit hoe een geautomatiseerd besluit tot stand is gekomen als daar sprake van is. In deze uitleg staat waarom een klant een bepaald product niet kan afnemen. Uiteraard biedt Evi dan aan om persoonlijk contact te hebben met een medewerker.

Klant zijn

Ook tijdens de relatie met de klant verwerkt Evi persoonsgegevens van de klant.

• Om contact te kunnen hebben met de klant

Tijdens de relatie met de klant heeft Evi contact met de klant. Bijvoorbeeld per telefoon (vaste telefoon of mobiele telefoon), per e-mail, via een applicatie (app), of door gebruik te maken van een chatfunctie op de website van Evi. Voor dat contact gebruiken we persoonlijke identificatiegegevens. Evi mag deze persoonsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met haar klanten.

• Uitvoering geven aan de overeenkomst

Evi verwerkt persoonsgegevens om de overeenkomst met de klant na te komen. Evi heeft persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig bij het uitvoeren van transacties of om de klant te adviseren. Ook als er problemen zijn in de relatie met een klant, kan Evi persoonsgegevens verwerken om een oplossing te zoeken. Bijvoorbeeld als een klant een vraag stelt over een ontvangen rapportage.

Evi kan hiervoor persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens over producten en diensten, financiële gegevens en communicatiegegevens gebruiken. Ook gebruikt Evi gegevens uit externe bronnen, zoals openbare registers (bijvoorbeeld Kamer van Koophandel en Kadaster). Evi mag deze persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met haar klanten.

• Wettelijke verplichtingen

Evi verwerkt persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Hieronder is daar meer informatie over te vinden.

- Transactiemonitoring

Evi is wettelijk verplicht transacties van haar klanten te monitoren. Evi kan deze verplichting niet nakomen zonder financiële gegevens en persoonlijke identificatiegegevens te verwerken. 

- Wettelijke bewaarverplichtingen

Evi is wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor informatie met betrekking tot het klant-acceptatie-onderzoek en voor uitgevoerde beleggingstransacties.

- Informatieverplichtingen en informatieverzoeken

Op basis van wettelijke bepalingen kan Evi verplicht zijn op eigen initiatief of op verzoek persoonsgegevens over klanten aan een overheidsinstelling, een belastingautoriteit, een toezichthouder of justitie door te geven. Gegevens over vermogen en de inkomsten uit vermogen van klanten moeten Evi bijvoorbeeld in combinatie met een Burgerservicenummer of buitenlands Tax Identification Number doorgeven aan de Nederlandse Belastingdienst. Nederlandse autoriteiten kunnen persoonsgegevens die door ons zijn verstrekt ook weer delen met andere binnenlandse of buitenlandse autoriteiten.  Dit kunnen ook instanties buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn, zoals de Amerikaanse Belastingdienst in het kader van het belastingverdrag tussen Amerika en Nederland.

• Voor training en kwaliteitsdoeleinden

We kunnen de inhoud van telefoongesprekken met klanten vastleggen voor training en kwaliteitsdoeleinden. Klanten worden hierover vooraf geïnformeerd. De inhoud van de communicatie wordt vastgelegd om onze medewerkers op te leiden en te begeleiden in het contact met klanten. Evi mag hiervoor persoonsgegevens verwerken omdat het in ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang is de kwaliteit van telefonische dienstverlening te verbeteren. Een klant kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In onderdeel 8 kunt u meer lezen over bezwaar maken.

Vastleggen van telefoongesprekken met klanten

We kunnen de inhoud van telefoongesprekken met klanten vastleggen. Wij moeten dat doen op basis van wettelijke bewaarverplichtingen (zie 'Wettelijke verplichtingen') en voor training en kwaliteitsdoeleinden (zie 'Voor training en kwaliteitsdoeleinden'). Wij kunnen telefoongesprekken van klanten ook vastleggen ter bescherming van ons gerechtvaardigd belang bij een dossier als een meningsverschil met een klant ontstaat. Ook telefoongesprekken die zijn gevoerd voorafgaand aan de totstandkoming van de relatie met de klant kunnen worden vastgelegd.

We kunnen de inhoud van telefoongesprekken met klanten vastleggen. Wij moeten dat doen op basis van wettelijke bewaarverplichtingen (zie 'Wettelijke verplichtingen') en voor training en kwaliteitsdoeleinden (zie 'Voor training en kwaliteitsdoeleinden'). Wij kunnen telefoongesprekken van klanten ook vastleggen ter bescherming van ons gerechtvaardigd belang bij een dossier als een meningsverschil met een klant ontstaat. Ook telefoongesprekken die zijn gevoerd voorafgaand aan de totstandkoming van de relatie met de klant kunnen worden vastgelegd.

De relatie tussen de klant en Evi is of wordt beëindigd

Als de relatie met de klant is of wordt beëindigd, bewaart Evi de verzamelde persoonsgegevens. Dit kan op basis van wettelijke bewaarverplichtingen, voor interne analyses, voor de afwikkeling van de overeenkomst en de relatie of om te gebruiken bij eventuele meningsverschillen tijdens of na de afronding van de relatie. Evi mag hiervoor persoonsgegevens verwerken omdat dat noodzakelijk is ter bescherming van haar belang om voldoende bewijs te hebben op het moment dat een meningsverschil met een klant ontstaat. U kunt om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In onderdeel 8 kunt u meer lezen over bezwaar maken. Voor de afwikkeling van de overeenkomst en de relatie kan Evi ook nieuwe persoonsgegevens verzamelen, zoals financiële gegevens en gegevens uit publieke externe bronnen (Kadaster en Kamer van Koophandel).

Voor de veiligheid en integriteit van de financiële sector en het voorkomen en beperken van fraude

Evi moet op basis van wetgeving zorgen voor een veilige en integere bedrijfsvoering. Daarom neemt Evi maatregelen om fraude en criminaliteit te beperken waarbij diverse persoonsgegevens worden verwerkt. Zo analyseert Evi persoonlijke identificatiegegevens en financiële gegevens om cybercrime en andere vormen van fraude of niet-integer gedrag te detecteren. In het Intern Verwijzingsregister legt Evi bijvoorbeeld naam en geboortedatum vast van (rechts)personen die een risico vormen voor de veiligheid en integriteit van ons bedrijf. Ook neemt Evi voor de veiligheid en integriteit van de financiële sector deel aan het Extern Verwijzingsregister (EVR). Opname en raadpleging van het EVR is alleen toegestaan onder de voorwaarden van het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens).

Een andere manier om te zorgen voor een veilige en integere financiële sector, zijn fraudeonderzoeken naar gebeurtenissen. Voor dit soort onderzoek kunnen we bijvoorbeeld e-mailcorrespondentie met klanten raadplegen, opgenomen telefoongesprekken beluisteren en medewerkers interviewen. Het kan voorkomen dat daarbij persoonsgegevens van klanten worden verwerkt. Evi kan bij de uitvoering van dit onderzoek gebruikmaken van derde partijen, zoals advocaten of forensisch accountants.

Evi mag voor dit doel persoonsgegevens verwerken omdat Evi verplicht is te zorgen voor een veilige en integere bedrijfsvoering en omdat het in het gerechtvaardigd belang is van haar klanten, de financiële sector, haar medewerkers en Evi als bedrijf.

Voor promotie en marketing

Activiteiten van Evi op het gebied van promotie en marketing bestaan uit het werven van nieuwe klanten en het bestendigen van de relatie met bestaande klanten.

• Het werven van nieuwe klanten

Voor het werven van nieuwe klanten verwerkt Evi persoonlijke identificatiegegevens en persoonlijke kenmerken uit externe bronnen en vergelijken die met persoonsgegevens van haar klanten. Evi verwerkt persoonsgegevens van potentiële klanten om binnen een redelijke termijn contact op te nemen. Evi vraagt op dat moment toestemming. Toestemming kan op ieder moment eenvoudig worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de gegevensverwerking tot het moment van intrekking is rechtmatig. Persoonsgegevens kan Evi met specifieke toestemming gebruiken om klanten bijvoorbeeld te informeren over producten en diensten of om nieuwsbrieven toe te sturen. Ook bewaren we persoonsgegevens voor korte tijd als de klant Evi heeft laten weten geen interesse te hebben in haar diensten. Daarmee kunnen we voorkomen dat Evi toch contact met de klant opneemt. In onderdeel 11 kunt u lezen hoe lang Evi persoonsgegevens bewaart.

• Het bestendigen van de relatie met bestaande klanten.

Met promotie en marketing probeert Evi klanten te wijzen op nieuwe producten en diensten om klanten beter van dienst te zijn. Dat doet Evi bijvoorbeeld met een commercial op televisie of een advertentie op sociale media. Maar dat doet Evi soms ook via een persoonlijke e-mail, een telefoontje of een persoonlijke aanbieding op onze website en websites en apps van derden. Voor zulke marketingactiviteiten mag Evi persoonsgegevens verwerken, zoals persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens over producten en diensten en elektronische identificatiegegevens.

Evi heeft een gerechtvaardigd belang bij marketing en promotie, ze ondersteunen haar bedrijfsactiviteiten. Een klant kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel 8 kunt u meer lezen over bezwaar maken.

Analyses en onderzoeken

Evi verwerkt persoonsgegevens voor analyses en onderzoeken. Deze analyses en onderzoeken hebben tot doel haar producten en diensten te ontwikkelen en verbeteren en haar klanten beter van dienst te zijn. 

• Voor het ontwikkelen en verbeteren van producten/diensten en voor een betere klantbediening

Evi streeft ernaar om producten en diensten zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de behoeften van haar klanten. Daarom ontwikkelt en verbetert Evi haar producten en diensten regelmatig. Om te bepalen hoe Evi dat het beste kan doen analyseert Evi het gebruik van producten en diensten. Waar dat mogelijk is gebruikt Evi daarbij geen persoonsgegevens of geanonimiseerde gegevens.

Als dat niet kan, gebruiken we persoonsgegevens die we van klanten hebben gekregen, zoals persoonlijke identificatiegegevens, financiële gegevens en gegevens over producten en diensten. Evi kan hiermee profielen van haar klanten maken. Dit zijn geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens waarbij Evi aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van haar klanten evaluert, met name met de bedoeling om de economische situatie, persoonlijke voorkeuren, interesses, gedrag, locatie van onze klanten te analyseren of te voorspellen. Ook gebruiken we algemene (statistische) gegevens uit externe bronnen, zoals openbare registers (Kamer van Koophandel en Kadaster), openbare bronnen (internet, kranten), onderzoeksinstituten (Centraal Bureau voor de Statistiek). Evi mag persoonsgegevens verwerken voor dit doel omdat het in het belang van haar en de klant is om haar producten en diensten te verbeteren en haar klant beter van dienst te zijn. Klanten kunnen om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel 8 kunt u meer lezen over bezwaar maken.

Evi verricht ook klantonderzoek door middel van enquêtes en interviews voor dit doel. Hierbij worden persoonsgegevens verwerkt zoals persoonlijke identificatiegegevens en gegevens over producten en diensten. Deze persoonsgegevens worden verwerkt met toestemming van de klant. Toestemming kan op ieder moment eenvoudig worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de gegevensverwerking tot het moment van intrekking is rechtmatig.

Evi kan uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Evi doet dit alleen als dit noodzakelijk is om haar bedrijfsprocessen efficiënter te maken.

Ondersteuning bedrijfsvoering

Ook schakelt Evi derde partijen in die haar ondersteunen in haar bedrijfsvoering en daarom voor haar persoonsgegevens verwerkt. Deze partijen heten verwerkers. Zo werkt Evi samen met een derde partij die namens Evi e-mails naar klanten verstuurt. Ook schakelen we derde partijen in voor marketingactiviteiten of voor klantonderzoek. Met deze derde partijen maakt Evi afspraken om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens in voldoende mate zijn beschermd. Evi kiest deze derde partij pas na zorgvuldig onderzoek. Evi eist dat uw persoonsgegevens ook bij die derden veilig zijn. Evi mag persoonsgegevens aan derden verstrekken ter ondersteuning van onze bedrijfsvoering omdat het in haar gerechtvaardigd belang is om haar bedrijfsvoering te optimaliseren. Evi probeert altijd persoonsgegevens zo veel mogelijk te anonimiseren.

Klanten werven

Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met andere juridische entiteiten binnen Van Lanschot Kempen voor het werven van nieuwe klanten. Deze verwerkingen vinden plaats op basis van het gerechtvaardigd belang van de verschillende entiteiten binnen Van Lanschot Kempen en Van Lanschot Kempen als geheel om wervingsactiviteiten te kunnen verrichten om klanten te kunnen werven. Ook kunnen wij persoonsgegevens delen met andere entiteiten binnen Van Lanschot Kempen voor integriteit, fraude- en witwasbestrijding doeleinden (zie 'Klant worden').

Evi hanteert termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Deze termijnen zijn opgenomen in de tabel in bijlage 2. Na het verstrijken van de genoemde bewaartermijnen worden persoonsgegevens vernietigd.

Deze gegevens worden zeer beperkt verwerkt binnen onze organisatie. Evi gaat zorgvuldig om met bijzondere categorieën van persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens. Evi verwerkt deze gegevens alleen in het kader van incidentenregisters en waarschuwingssystemen van de financiële sector. Dit kunt u nalezen in het onderdeel: Voor de veiligheid en integriteit van de financiële sector en het voorkomen en beperken van fraude. Verder verwerkt Evi alleen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als Evi dat moeten op basis van de wet, met uitdrukkelijke toestemming of als u ons dat vraagt of als u bijzondere persoonsgegevens in communicatie met ons op eigen initiatief openbaar maakt. De stem is een biometrisch gegeven met het oog op de unieke identificatie van een persoon en is daarmee ook een bijzonder persoonsgegeven. Als u gebruik maakt van het stempaspoort, dan verwerken wij daarvoor uw stem. Dit doen we alleen als u ons hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven. Indien een klant toestemming heeft gegeven voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de gegevensverwerking tot het moment van intrekking van toestemming is rechtmatig.

In ons cookiestatement evivanlanschot.nl/privacy/cookies leest u hoe Evi om gaat met uw persoonsgegevens die Evi verwerkt met cookies.

Voor algemene vragen of klachten in verband met dit Privacy Statement kunt u contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming via privacyofficer@vanlanschotkempen.com.  Als u vindt dat uw rechten door Evi zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Met andere vragen kunt u contact opnemen met Evi. U bereikt Evi op werkdagen van 8.30 tot 21.00 uur en op zaterdag van 10.00 tot 17.00 uur.

Bel: 020-354 45 45

E-mail: info@evivanlanschot.nl

Meer algemene informatie over privacy is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).